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Lexavoué Participations - Lexavoué Formation - Recrutement d'un assistant administratif et marketing

Lexavoué Participations - Lexavoué Formation - Recrutement d'un assistant administratif et marketing

Publié le : 28/02/2020 28 février févr. 02 2020
Recrutement

DESCRIPTION DU POSTE

SECTEUR

Droit – Cabinet d’avocats

TYPE D’EMPLOI

CDI à temps partiel (50 à 60%)

FONCTIONS
  • Administration
  • Marketing et service client
CONTEXTE

Lexavoué est une société d’avocats, spécialiste de la procédure civile. Elle compte 23 bureaux répartis dans toute la France, au sein desquels travaillent 180 personnes, dont 35 avocats associés et 35 avocats collaborateurs. Les autres ressources sont majoritairement des assistants juridiques salariés.

Les 23 bureaux de Lexavoué sont chapeautés par une holding, Lexavoué Participations, qui a pour rôle de définir et mettre en musique la stratégie d’entreprise du groupe Lexavoué, et de de piloter son activité quotidienne. Lexavoué Participations est dirigé par un comité de direction de 3 avocats associés renouvelé tous les 2 ans, accompagné au quotidien par trois salariés : un Directeur de la Stratégie et du Développement à plein temps, et un Office Manager et un Responsable Comptable à temps partiel.

Lexavoué Participations détient également Lexavoué Formation, un centre dédié à la formation professionnelle des avocats et des professions juridiques et judiciaires. Cette filiale est dirigée par un avocat associé, et pilotée au quotidien par le Directeur de la Stratégie et du Développement, l’Office Manager, et un responsable comptable dédié (à temps partiel).

Le recrutement du Directeur de la Stratégie et du Développement en mars 2019 a fait évoluer le fonctionnement de Lexavoué, et a accéléré le rythme de définition et de mise en œuvre des projets. Cette transformation s’accompagne de nouvelles activités et tâches quotidiennes à mener pour assurer le bon fonctionnement de Lexavoué Participations et de Lexavoué Formation.  Dans ce contexte, il a été décidé de renforcer les équipes par le recrutement d’un(e) assistant(e) administratif/ve et marketing à temps partiel.

MISSIONS  

Rattaché hiérarchiquement au Directeur de la Stratégie et du Développement (DSD), l’assistant(e) administratif/ve et marketing aura pour rôle d’apporter tout le support nécessaire à ce dernier ainsi qu’à l’Office Manager (OM) dans l’exécution de leurs missions quotidiennes pour le compte de Lexavoué Participations et de Lexavoué Formation

Les missions confiées à l’assistant(e) administratif/ve et marketing pourront évoluer en fonction des projets et des priorités validées par le Directeur de la Stratégie et du Développement (DSD), mais couvriront principalement les domaines d’intervention suivants : 

Pour Lexavoué Participations (50 à 60 % du temps)

1. Secrétariat :

  • Gestion des communications entrantes :
    • Réception, tri et distribution du courrier (papier ou mail)
    • Réponse aux sollicitations des associés Lexavoué par e-mail : récupération d’un mot de passe, besoin d’une information sur un événement à venir, question sur un prochain événement, etc.
    • Réponses aux sollicitations externes (par e-mail ou courrier papier) : réponses directes ou prises de messages
    • Escalade à l’OM ou au DSD suivant le sujet et le niveau de criticité
  • Gestion de l’agenda du DSD :
    • Collecte des disponibilités,
    • Organisation ou décalage de réunions, etc.
  • Support de l’OM dans l’organisation logistique d’événements ou de déplacements : réservations de salles, d’espaces événementiels, d’hôtels ou de restaurants, etc.
  • Support de l’OM dans la gestion des fournisseurs et des commandes : renouvellement d’abonnements, commandes de goodies, supports de communication, impressions d’annuaires ou de bloc-notes, mise à jour du papier-à-en-tête, etc. 
  • Gestion des notes de frais du CODIR, du DSD et de l’OM : collecte des reçus et consolidation pour envoi à la responsable comptable

2. Assistance projet :

  • Recherches documentaires :
    • Sélection, consolidation et envoi régulier d’informations pertinentes collectées sur le web (articles de presse, dossiers thématiques, etc.)
    • Réalisation de recherches ciblées à la demande du DSD ou de l’OM
  • Mise en forme de documents de travail
  • Tenue des dossiers partagés : classement, versioning, etc.
  • Préparation de comptes rendus de réunion

3. Assistance dans la communication externe et interne :

  • Externe - alimentation du site internet et des réseaux sociaux Lexavoué (LinkedIn, Instagram, Twitter et Facebook) et de plateformes externes (Village de la Justice, Hub Avocats, etc.) : 
    • Mise en forme et publication de contenus à la demande du DSD ou de l’OM 
    • Génération de trafic via les comptes LinkedIn des associés
  • Interne – Envoi d’informations aux associés Lexavoué (à la demande du DSD ou de l’OM) : rappel des prochains événements ou d’actions à mener, partage d’articles publiés, etc.

4. Support au reporting financier :

  • Collecte mensuelle des statistiques des 23 bureaux (Chiffre d’Affaires, nombre de dossiers ouverts)
  • Tenue à jour du tableau de bord « Groupe » sur la base des statistiques collectées
Pour Lexavoué Formation (40 à 50% du temps) : 

1. Secrétariat :

  • Gestion des communications entrantes :
    • Traitement de la boite e-mail formation@lexavoue.com : réponses simples à apporter aux clients 
    • Réception des appels téléphoniques des clients : réponses directes (envoi d’une facture, d’un document, réponse sur une question logistique, etc.) ou prises de messages
    • Escalade à l’OM suivant le sujet et le niveau de criticité
  • Gestion de l’agenda des formations :
    • Collecte des disponibilités des formateurs
    • Inscription des formations dans l’agenda des personnes concernées
  • Support de l’OM dans l’organisation logistique des formations : 
    • Réservations de salles, d’espaces événementiels, d’hôtels, de restaurants, etc.
    • Participation au bon déroulement de la formation (pour les formations organisées à Paris) : suivi de la signature des feuilles de présence, suivi du respect des consignes logistiques par les fournisseurs ou par l’hôte de l’événement, etc.
  • Support de l’OM dans la gestion des fournisseurs et des commandes : goodies, supports de communications, impressions des flyers de communication ou de supports de cours, etc.

2. Gestion administrative des formations :

  • Réalisation des étapes manuelles du parcours client :
    • A l’inscription : envoi des factures, des conventions de formation, etc. 
    • Après la formation : envoi du support de formation, de l’attestation de présence, etc.
  • Suivi des paiements et relances clients
  • Escalade à l’OM sur les sujets complexes

3. Assistante dans le marketing opérationnel autour des formations :

  • Tenue à jour du CRM (base de contacts) Lexavoué : collecte et mise en forme de listes de contacts, application des règles de conformité RGPD dans le traitement de ces dernières
  • Alimentation du site internet et des réseaux sociaux Lexavoué (LinkedIn, Instagram, Twitter et Facebook) : 
  • Mise en forme et publication de contenus (photos des formations, etc.) à la demande du DSD ou de l’OM 
  • Génération de trafic via les comptes LinkedIn des associés
ORGANISATION DU TRAVAIL
  • Lieu de travail : espace de coworking Paris intramuros (certainement à proximité de Gare de Lyon dans le 12ème arrondissement) 
  • Equipements mis à disposition : un PC portable et un téléphone mobile
  • Organisation du temps partiel : à définir (5 demi-journées, 1 jour et 4 demi-journées)
QUALITES REQUISES : 
  • Rigueur et organisation méthodique
  • Capacités à intervenir sur plusieurs sujets en parallèle 
  • Rapidité, réactivité et sens du service
  • Sens relationnel et qualité d’écoute
  • Dynamisme
  • Autonomie et capacité à travailler à distance
  • Strict respect de la confidentialité
COMPÉTENCES REQUISES : 
  • Compétences rédactionnelles (orthographe, capacités de synthèse, etc.)
  • Maîtrise des outils informatiques (pack office)
  • Maîtrise des réseaux sociaux
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Directeur de la Stratégie et du Développement

RATTACHEMENT FONCTIONNEL

Directeur de la Stratégie et du Développement et Office Manager

Pour postuler :
https://www.indeedjobs.com/lexavoue-participations/_hl/fr_FR?cpref=JXWAtnzf3XWjLOi4YeVNLikN87qYWwuQRdnrXWBsGF8
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